Écrits professionnels : comment les améliorer ?

Dès lors que l’on entre dans le monde du travail, il n’est pas rare d’être amené à écrire des courriels, des présentations, ou encore des synthèses. 70 % des salariés sont d’ailleurs des rédacteurs quotidiens de documents. Comment éviter de faire des fautes d’orthographe dans ses écrits professionnels ?

Le Projet Voltaire vous aide à faire le tour de la question.

Sommaire

Ne pas faire de fautes dans ses écrits professionnels n'est pas si simple. La formation à la rédaction professionnelle est une solution.
Ne pas faire de faute dans les documents produits au travail n’est pas si simple.

Les écrits professionnels peuvent être destinés à des collègues, à des clients, à des partenaires, ou encore à la direction. Autant dire qu’il ne faut pas les prendre à la légère. Or 90 % des courriels envoyés aux clients contiennent au moins une faute. Le problème est du reste considérable et ne se rencontre pas uniquement dans les courriels : selon un sondage IPSOS réalisé pour le Projet Voltaire, 76 % des employeurs se disent confrontés quotidiennement à des lacunes de leur équipe en orthographe et en expression.

Règles d’accord, tournure des phrases, vocabulaire… ce sont là les sources d’erreur les plus fréquentes. Si vous remarquez dans vos écrits des fautes d’orthographe et de grammaire, sachez que celles-ci peuvent vous empêcher de progresser dans votre travail et même nuire à votre évolution de carrière.

Toujours selon le sondage IPSOS, plus de 80 % des employeurs estiment que les fautes constituent un obstacle majeur à une promotion. Alors comment écrire sans fautes et améliorer son expression écrite en milieu professionnel ?

Écrits professionnels : définition

Qu’est-ce qu’un écrit professionnel ?

La réponse est large, tant le monde du travail est vaste et évolue vite. Voici quelques exemples d’écrits professionnels :

  • pour un candidat : CV, lettre de motivation, profil et messages sur un réseau social professionnel (LinkedIn par exemple) ;
  • au sein d’une entreprise : courrier administratif, courriel, compte rendu de réunion, rapport d’activité, synthèse, présentation, infolettre interne, mais aussi les échanges sur les applications de messagerie professionnelle (Slack, par exemple), ou encore les textos ;
  • pour des clients ou partenaires : courrier postal, plaquette, infolettre externe, courriel de démarchage, communiqué de presse ;
  • pour le grand public : contenus d’un site web (article de blog, page web…), documents de communication (affiche, panneau, prospectus…) et autres écrits institutionnels, légaux ou politiques ;
  • dans un cadre scientifique ou universitaire : mémoire, thèse, article de recherche…

Ces écrits ont un point commun : ils sont produits dans le cadre du travail. Ils constituent une présentation concrète d’activités, de compétences ou d’informations utiles.

Les entreprises sont de plus en plus attentives aux écrits professionnels

De même, à l’heure des réseaux sociaux, la moindre coquille dans une communication d’entreprise est scrutée par le grand public, qui peut ensuite s’en moquer et nuire à l’image de la marque.

Pour ces raisons, certaines entreprises forment leurs employés afin de les aider à améliorer leurs écrits professionnels. La communication écrite professionnelle est de plus en plus importante, quel que soit le type d’écrit concerné. Les personnes qui la maîtrisent mal peuvent rapidement perdre confiance en elles, et ajouter à leur charge de travail habituelle la peur de faire des fautes en entreprise.

Heureusement, il est possible d’améliorer ses écrits professionnels, même si l’on a quitté les bancs de l’école depuis longtemps.

Comment améliorer ses écrits professionnels ?

Bien que les problèmes d’orthographe soient encore un tabou en France dans une large mesure, tout n’est pas perdu ! Pour améliorer votre expression écrite en milieu professionnel, il faut commencer par cerner vos lacunes.

Les fautes d’orthographe dans le monde du travail

« Parmi » ou « Parmis » ? « Connexion » ou « Connection » ? Ces confusions peuvent être de simples fautes d’inattention, ou provenir de lacunes ancrées depuis de nombreuses années. Ce sont souvent celles qui sont le plus pointées du doigt, car elles ne sont a priori liées à aucun piège de la langue française : on connaît la bonne façon d’écrire ce mot, ou on ne la connaît pas. Ce type d’erreur est courant.

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Les fautes d’orthographe en milieu professionnel peuvent aussi être liées à des homophones, c’est-à-dire deux mots que l’on prononce de la même manière, qui sont tous les deux dans le dictionnaire, mais qui ne s’écrivent pas de la même façon. On les appelle également les fautes sémantiques.

C’est notamment le cas de la « tâche » que l’on effectue, et qui ne s’écrit pas de la même façon que la « tache » qui salit un vêtement.

Les fautes de conjugaison

« Je vais vous envoyez cela » ou « Je vais vous envoyer cela » ? « Tout s’est bien passer » ou « Tout s’est bien passé » ?… Là encore, le piège des homophones peut provoquer des erreurs de conjugaison, notamment en raison de la confusion fréquente entre l’infinitif (envoyer, passer), le participe passé (envoyé, passé) et la deuxième personne du pluriel (envoyez, passez).

Les règles de conjugaison sont parfois compliquées à retenir et à appliquer.

Les fautes de grammaire

La grammaire désigne les nombreuses règles qui existent pour composer une phrase en lui donnant le sens souhaité. C’est cette discipline qui étudie les règles autour des COD, COI, adverbes, auxiliaires, etc. Les fautes de grammaire peuvent donc varier énormément :

  • les fautes d’accord des adjectifs : « les trottoirs sont sale » ou « les trottoirs sont sales » ?
  • les fautes d’accord des participes passés : « les points que nous avons vu » ou « les points que nous avons vus » ?
  • les homophones grammaticaux : « pour se faire » ou « pour ce faire » ? « quand à nous » ou « quant à nous » ?
  • les erreurs de signe grammatical, qui concernent les apostrophes, les traits d’union ou encore la ponctuation : « je voulais savoir si vous seriez présents » ou « je voulais savoir si vous seriez présents » ?

Les erreurs de syntaxe

La syntaxe définit la façon d’associer les mots pour construire des phrases. Les erreurs que l’on peut faire sont souvent liées à des habitudes que l’on peut avoir à l’oral. On peut notamment citer :

  • « le client est intéressé de venir » ou « le client est intéressé à l’idée de venir » ?
  • « nous ne savons pas qu’est-ce que la cliente va choisir » ou « nous ne savons pas ce que la cliente va choisir » ?
  • « reste à savoir si ils vont valider ce devis » ou « reste à savoir s’ils vont valider ce devis » ?
  • « est-ce que votre direction a pu prendre une décision ? » ou « est-ce que votre direction a-t-elle pu prendre une décision ? » ?

Les erreurs typographiques

Il ne s’agit pas d’un mauvais emploi des mots, mais des différentes conventions que l’on retrouve avec l’écriture : emploi des majuscules, de la ponctuation, des espaces et renvois à la ligne… On peut notamment citer :

  • l’oubli d’une majuscule en tête de phrase, ou dans certains cas particuliers comme lorsque l’on parle de « l’État » en tant qu’institution ;
  • l’ajout d’une espace avant une virgule, un point ou des points de suspension, par exemple ;
  • l’ajout d’une double espace entre certains mots : cette faute d’inattention peut passer inaperçue, mais elle peut également ternir une phrase qui serait par ailleurs tout à fait correcte !

Les erreurs citées plus haut (orthographe, grammaire, conjugaison, syntaxe…) portent essentiellement sur la forme de vos écrits professionnels. Le fond de votre courriel, de votre rapport d’activité ou de votre synthèse, lui, pourra toujours être compris par ses destinataires (collègues, clients, partenaires, direction…).

Vous pouvez vous améliorer et combler ces lacunes de forme grâce à des révisions et des formations ciblées, comme nos astuces pour éviter les fautes d’orthographe, des explications claires sur les règles de syntaxe ou de grammaire les plus utiles en milieu professionnel et à des solutions de remise à niveau.

Problème d’écriture ou problème d’expression ?

Au-delà des fautes d’orthographe, de grammaire ou d’accord, vous pouvez rencontrer des difficultés pour formuler des phrases claires, et qui atteignent leur objectif : donner ou demander une information, répondre au besoin de votre interlocuteur, expliquer un règlement… Il s’agit alors d’un problème d’expression.

Choisir les bons mots, structurer ses phrases de façon claire, adopter le bon ton et le bon vocabulaire, utiliser les formules de politesse appropriées… Le monde professionnel a souvent ses propres codes, qu’il faut respecter ! C’est d’autant plus important que, selon les contextes, vous pourrez avoir à faire preuve de concision car votre interlocuteur aura peu de temps à vous accorder (direction, clients…), et devra comprendre le fond de votre écrit en quelques secondes ou quelques minutes. À l’inverse, dans certains cas (rapport d’activité, synthèse de réunion), il peut être nécessaire de développer votre propos, pour apporter autant d’informations que possible.

Les lacunes en expression sont aussi pénalisantes que les lacunes en orthographe, d’après l’enquête IPSOS pour le Projet Voltaire. En effet, 80 % des recruteurs considèrent comme rédhibitoire une mauvaise expression écrite dans un CV ou une lettre de motivation et 83 % d’entre eux estiment qu’une mauvaise expression écrite et orale est un frein à une promotion.
Face à des problèmes d’expression, plusieurs causes sont possibles.

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Le manque de vocabulaire

Se contenter d’un vocabulaire restreint implique de nombreuses répétitions dans un long écrit tel qu’un rapport. Ces répétitions alourdissent le texte et peuvent provoquer une certaine lassitude auprès du lecteur. Elles peuvent même indiquer à tort un manque de culture de la part du rédacteur, à savoir vous !

En développant votre vocabulaire dit « passif », vous apprendrez et utiliserez des mots plus précis ou, au contraire, plus nuancés qui retranscriront mieux votre pensée et qui vous permettront d’être mieux compris et de convaincre davantage.

Une mauvaise syntaxe

Une faible maîtrise de la syntaxe n’est pas seulement génératrice de fautes d’orthographe, elle nuit également à votre qualité d’expression écrite.

En plus de faire planer un doute sur la maîtrise de la langue française, une mauvaise syntaxe peut créer de l’ambiguïté dans vos propos comme dans la phrase : « s’il neige, je prendrai mes skis » ou « s’il neige, je prendrais mes skis » ?

Maîtriser les règles syntaxiques, c’est donc gagner en crédibilité et s’assurer d’être bien compris.

Les défauts de ponctuation

La ponctuation est souvent considérée comme secondaire, voire facultative, à tort ! C’est grâce à elle que nous pouvons structurer, articuler et indiquer des intonations au sein de nos écrits.

Sans virgule, comment s’assurer que le lecteur ne va pas se perdre à la lecture d’une longue phrase ?

Sans point d’exclamation, comment exprimer le fait qu’il s’agit d’un ordre strict ?

Sans points de suspension, comment indiquer que l’énumération n’est pas exhaustive ?

Vous l’aurez compris, la ponctuation est une alliée précieuse pour améliorer sa qualité d’expression écrite. Là encore, améliorer son expression écrite dans le monde du travail est possible avec de l’entraînement.

7 conseils pour progresser dans vos écrits professionnels

Voici 7 astuces simples pour ne plus faire de fautes d’orthographe au travail et améliorer votre expression écrite.

1 – Maîtrisez le vocabulaire professionnel de votre secteur d’activité

Chaque entreprise possède son propre langage et ses propres codes. Certains mots et certaines formules ont plus de chances d’être utilisés dans votre secteur professionnel.

Si vous travaillez dans le secteur du sport, par exemple, vous utiliserez sans doute davantage les termes « entraînement », « session », « course à pied » ou « échauffement ». Dans un cabinet vétérinaire, vous emploierez des mots tels que « piqûre », « anesthésie » ou « golden retriever ». Vous êtes secrétaire en secteur médical ? Des termes tels que « pathologie », « cholestérol » et « digestion » vous seront utiles ! Enfin, si vous travaillez comme assistant(e) de direction, il vous faudra écrire correctement des mots tels que « chiffre d’affaires » et « compte rendu ».

Si vous avez des difficultés avec le vocabulaire de votre secteur d’activité ou avec l’orthographe de ces mots, n’hésitez pas à noter les mots que vous rencontrez régulièrement et qui vous posent des problèmes. Vous pourrez alors vous améliorer sur ce secteur précis, avec des fiches de vocabulaire, ou des astuces mnémotechniques pour vous souvenir de certaines orthographes.

2 – Posez-vous des questions !

Lorsque vous écrivez, n’hésitez pas à douter ! L’idée n’est pas de perdre confiance en vous, mais de vous demander si une faute d’orthographe ne pourrait pas s’être glissée dans votre texte ! Voici quelques questions que vous pouvez vous poser :

  • Le participe passé est-il correctement accordé dans la phrase « cette solution me paraît adapté » ?
  • La terminaison du verbe est-elle la bonne dans la phrase « cette suggestion résoud bien des problèmes » ?
  • Faut-il accorder l’adverbe dans la phrase « ces idées sont vraiments excellentes » ?

3 – Utilisez un correcteur d’orthographe

Ce conseil peut sembler évident, alors que vous utilisez sans doute des logiciels de traitement de texte depuis longtemps. Mais saviez-vous que de plus en plus de logiciels de courriels intègrent désormais des correcteurs d’orthographe ? Un moyen utile d’éviter les erreurs dans un courriel envoyé à vos collègues, vos clients ou votre direction.

Si votre logiciel de messagerie ne propose pas cette fonctionnalité, n’hésitez pas à rédiger vos courriels dans un logiciel de traitement de texte, puis à les copier-coller dans votre logiciel de messagerie. Ce n’est pas une solution miracle, mais cela peut aider.

4 – Relisez-vous

Prenez toujours le temps de relire votre courriel ou votre document avant de l’envoyer. Au-delà des fautes d’orthographe que vous pourrez déceler, vous pourriez détecter certaines phrases à reformuler. L’idée est de vous mettre dans la peau d’un lecteur lambda, et de vous demander si toutes les informations sont formulées de la manière la plus compréhensible.

Si ceci est possible, n’hésitez pas à laisser passer plusieurs minutes, voire plusieurs heures, entre la rédaction d’un texte et sa relecture. En « laissant reposer » votre écrit professionnel, vous arriverez plus facilement à avoir un regard critique et objectif sur ce que vous avez écrit.

Pas de panique : même les plus grands auteurs se relisent, et sont parfois très durs avec leurs écrits ! Ne soyez donc pas trop critique envers vous-même, et gardez confiance en vous.

5 – Faites-vous relire

Vous pouvez également demander à certains de vos collègues de relire vos documents professionnels avant envoi. C’est d’ailleurs une pratique que certaines entreprises intègrent totalement à leurs méthodes de travail : une faute de frappe arrive vite, et plusieurs paires d’yeux valent mieux qu’une pour les détecter.

N’hésitez pas à demander à vos collègues leurs astuces pour retenir certaines règles d’orthographe. Tout le monde a ses moyens mnémotechniques pour savoir comment écrire certains mots : partagez vos astuces et profitez de celles des autres.

6 – Lisez davantage

Il n’y a pas de secret : le meilleur moyen d’enrichir son vocabulaire et d’améliorer son orthographe réside souvent dans la lecture. Vous n’aimez pas lire ? Pas d’inquiétude : personne ne vous demande de lire tous les romans classiques. N’ayez pas de complexes à lire des livres plus accessibles : littérature pour jeunes adultes, histoires drôles, romans d’aventures, romances… Il y en a pour tous les goûts. Lire un livre n’est d’ailleurs pas obligatoire pour lire davantage. Articles en ligne, billets de blog et actualités constituent aussi des solutions.

7 – Soyez astucieux !

Si vous butez sur une formule ou un mot, n’hésitez pas à reformuler votre texte, à utiliser un synonyme ou à employer des périphrases, afin de manier des termes que vous maîtrisez. Au lieu d’écrire « les ventes sont en pleine ascension », vous pouvez par exemple écrire : « les ventes sont en forte hausse ».

Ces sept conseils peuvent vous permettre de régler certains problèmes que vous rencontrez au quotidien dans vos écrits professionnels. Pour aller plus loin, vous pouvez profiter de formations.

Se faire relire par un collègue est une solution simple et efficace pour éviter les fautes d'orthographe.
Se faire relire par un collègue est une solution simple et efficace.

Quelle formation pour améliorer son expression écrite au travail ?

Le Projet Voltaire vous propose des solutions en ligne et des formations pour améliorer votre niveau en orthographe ou en expression écrite et même vos compétences en rédaction de courriels dans un cadre professionnel. Nos formations et outils d’entraînement s’adaptent tous au niveau initial de l’utilisateur et garantissent une mémorisation à long terme grâce à la technologie de l’Ancrage Mémoriel®.

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Des formations finançables grâce au CPF

Le Projet Voltaire propose également des formations pour améliorer ses écrits professionnels qui sont éligibles à MonCompteFormation. Elles peuvent être financées grâce au compte personnel de formation (CPF). Ces formations proposent notamment :

  • d’améliorer votre orthographe ;
  • d’améliorer votre grammaire et votre conjugaison ;
  • d’améliorer votre expression écrite (syntaxe, vocabulaire, ponctuation) ;
  • d’apprendre à mieux rédiger ses courriels ;
  • de mieux maîtriser le français grâce à un parcours FLE (français langue étrangère).

Ces formations à la rédaction professionnelle peuvent proposer un tutorat par une personne « agréée Projet Voltaire », et vous permettre d’obtenir un bon score au Certificat Voltaire. Une certification de plus à faire valoir sur votre CV ! Selon le sondage IPSOS cité plus haut, le Certificat Voltaire serait recommandé par 78 % des employeurs et, à profil égal, le CV qui en fait mention est privilégié.

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Le Projet Voltaire propose des solutions aux entreprises qui veulent préserver leur image en remettant à niveau leurs salariés. Plusieurs financements sont possibles : Pack Entreprise, plan de développement des compétences, CPF, OPCO… Nous vous proposons de plus une solution pour tester le niveau en orthographe des candidats.

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Notez enfin que, selon le sondage, il est plus important de se focaliser sur son niveau et ses difficultés en français que de s’évertuer à maîtriser une autre langue. Lors d’une embauche, 80 % des recruteurs écartent la candidature d’une personne ayant des lacunes en français. Ils sont seulement 30 % à le faire en cas de lacunes dans une autre langue, dont l’anglais.

L’avis d’une formatrice professionnelle sur le Projet Voltaire

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Il est important de connaître ses facultés d »expression au travers de nos syntaxes et de pratiquer le vocabulaire du secteur d’entreprise sans oublier les fautes d’orthographe.