Écrire un e-mail professionnel : nos conseils pour des messages efficaces

Rédiger un e-mail professionnel vous est parfois difficile ? Vous craignez d’y laisser des fautes ? Sachez que votre cas n’est pas une exception… et qu’il est bon de s’interroger sur sa maîtrise de la langue française.

Les recruteurs sont attentifs à l’orthographe de leurs employés et des candidats qui frappent à la porte de l’entreprise. Selon un sondage Ipsos paru en octobre 2021 et réalisé pour le Projet Voltaire, 76 % des employeurs se trouvent confrontés quotidiennement aux lacunes de leurs équipes en matière d’expression écrite et orale et de maîtrise de l’orthographe. Bien entendu, cela peut nuire fortement à l’image de leur entreprise.

Spécialisé dans la remise à niveau en orthographe et en expression, le Projet Voltaire vous suggère dans cet article des pistes d’amélioration pour vous permettre de communiquer sans faire de fautes, auprès de votre hiérarchie, de vos clients, de vos collègues, ou de recruteurs. Conseils pratiques, structure d’e-mail, formulations à employer ou à éviter… Nous faisons le point !

Nous vous fournissons notamment ci-dessous des modèles d’e-mails professionnels. Sachez que vous pouvez également nous solliciter pour une formation en orthographe et en expression de vos salariés, et que le Projet Voltaire propose également des formations spécifiques aux courriels.

Sommaire

• Attention, les fautes peuvent être graves dans tout type d’e-mail professionnel
  • Préservez votre réputation et celle de votre entreprise
  • Ne prenez pas le risque d’être mal compris(e)
• Des solutions simples pour éviter les fautes dans les e-mails professionnels
  • Relire systématiquement les courriels qu’on envoie
  • Demander l’aide des collègues ou des proches
  • Utiliser les correcteurs d’orthographe
  • Se former en orthographe et en expression
• Structure d’un e-mail professionnel
  • Objet d’e-mail
  • Comment commencer un e-mail professionnel : la formule d’appel
  • La première phrase de l’e-mail
  • Corps de l’e-mail : une pyramide inversée
  • Comment terminer un e-mail : la formule de politesse
• Modèles d’e-mails professionnels
  • E-mail d’excuse
  • E-mail de remerciement
  • E-mail de relance

Attention, les fautes peuvent être graves dans tout type de courriel professionnel

Vous faites attention à votre orthographe et votre expression dans un e-mail adressé à un recruteur ou à un client ? Vous faites bien ! Dans le premier cas, vous jouez votre réputation, et dans le second, celle de votre entreprise. N’allez pas croire cependant que les messages échangés en interne n’ont pas d’importance…

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Préservez votre réputation et celle de votre entreprise

Un verbe mal conjugué, un « s » oublié, un « er » remplaçant un « é » dans un participe passé… sont autant d’erreurs qui peuvent être vues comme des négligences. Cela est particulièrement dommageable dans le cas d’e-mails adressés à un recruteur : selon un sondage Ipsos, pour 83 % des recruteurs, les fautes d’orthographe, de grammaire et de conjugaison constituent un critère rédhibitoire à la lecture d’un CV.

Si vous êtes en poste et qu’il vous arrive d’envoyer des courriels à des clients ou à des partenaires, sachez par ailleurs la chose suivante : 93 % des décideurs jugent que des lacunes en expression écrite et/ou orale de leurs équipes ont un impact important vis-à-vis de l’externe. Pour 92 %, ces lacunes dégradent l’image de l’entreprise. Enfin, 91 % d’entre eux estiment que la qualité de la relation client est mise à mal par des lacunes en français. Vous voilà averti(e)…

Enfin, de manière générale, pour tout envoi de courriel à caractère professionnel, utilisez une adresse formelle : prénom, nom, le tour est joué.

Ne prenez pas le risque d’être mal compris(e)

Il ne faudrait pas croire que les fautes n’ont pas d’importance dans la communication en interne. On se heurte en effet à des effets légèrement différents, mais potentiellement dévastateurs. En effet, des fautes ou des expressions mal employées dans les courriels entre collègues ou services d’une même structure peuvent avoir des conséquences lourdes : mauvaise perception, mauvaise transmission de l’information… Un manager peut être forcé d’intervenir pour calmer des tensions nées de ces incompréhensions. La productivité peut en pâtir.

Si vous êtes en poste, nous vous recommandons donc d’être très attentif/ve lorsque vous rédigez un e-mail professionnel à l’attention de vos collègues. Selon le sondage Ipsos précédemment évoqué, 77 % des employeurs considèrent ainsi que les lacunes en orthographe et en expression ont un impact majeur sur l’efficacité professionnelle de leurs équipes.

Le saviez-vous ? Vous pouvez apprendre à écrire un e-mail professionnel.

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Des solutions simples pour limiter le nombre de fautes commises dans les e-mails

Relire systématiquement les courriels qu’on envoie

C’est évidemment un conseil basique… mais les solutions les plus élémentaires ne sont pas toujours appliquées ! Le Projet Voltaire recommande donc de se relire soigneusement et de pratiquer le « doute systématique ». Mieux vaut perdre un peu de temps à vérifier une règle d’orthographe ou d’expression. On peut espérer éviter les fautes les plus « grossières » et les plus évidentes : choix correct entre le participe passé et l’infinitif, accord entre le nom et l’adjectif, conjugaison correcte, etc.

N’hésitez donc pas à passer un peu de temps devant vos messages ! Faites notamment attention aux accords entre les noms et les adjectifs, à la conjugaison, aux expressions quotidiennes et à celles qui sortent de l’ordinaire. Au besoin, consultez des sites d’orthographe. Dites-vous surtout que cela n’est pas du temps perdu. Vos clients, vos collègues, votre hiérarchie, les partenaires de l’entreprise, les recruteurs… tous auront une meilleure image de vous.

Demander l’aide des collègues ou des proches

Si vous continuez à douter malgré vos relectures, peut-être vous faut-il demander de l’aide ? Si vous êtes déjà en poste, vos collègues peuvent certainement vous en apporter. N’hésitez pas à leur envoyer le texte de vos communications. Attention toutefois : il faut éviter que les efforts ne reposent toujours sur les mêmes personnes.

Si vous prenez contact avec un recruteur, votre CV et votre lettre de motivation doivent impérativement faire l’objet d’une relecture par des proches. Cela vous permettra d’éviter bon nombre de fautes, mais également des formulations malheureuses. Là encore, nous ne pouvons que vous recommander de prendre du temps. Cela vaut mieux que de manquer une occasion intéressante parce qu’on n’aura pas apporté suffisamment de soin à ses écrits.

Utiliser les correcteurs d’orthographe

Bien entendu, les correcteurs d’orthographe peuvent aider à repérer des fautes qu’on ne verrait pas à la lecture. Ils sont disponibles en ligne dans les messageries, dans les logiciels de traitement de texte… N’hésitez donc pas à les utiliser. Attention cependant : ces outils ne sont pas infaillibles. Aucun correcteur d’orthographe ne peut garantir à 100 % qu’il ne reste aucune faute dans les écrits.

Se former en orthographe et en expression

On n’est jamais mieux servi que par soi-même, dit le dicton. Pourquoi ne pas apprendre à ne plus faire de fautes, tout simplement ? Ainsi, vous n’aurez besoin de personne pour éviter de laisser des « coquilles » dans un e-mail. Comme mentionné plus haut, le Projet Voltaire assure des formations en orthographe et en expression. Une formation spécifique existe pour les courriels.

La solution en ligne du Projet Voltaire s’appuie sur la technologie de l’Ancrage Mémoriel®, qui favorise une mémorisation durable et permet de cibler les points forts et les lacunes de chacun(e). Elle s’adapte à votre rythme d’apprentissage. Des exercices simples vous sont proposés pour progresser. Tout simplement, vous repérez des fautes dans des phrases et vous (ré)apprenez peu à peu les règles de l’orthographe et de la grammaire de manière ludique. Quinze minutes par jour suffisent.

Notez-le : le Projet Voltaire propose des formations en orthographe et en expression.

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Vous ressentez le besoin d’être accompagné(e) ? Dans ce cas, tournez-vous plutôt vers nos formations. De même, celles-ci vous permettent de progresser en orthographe et en expression, et de mieux maîtriser les courriels. Vous avez la possibilité de disposer ou non d’un coaching.

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Nous vous invitons par ailleurs à découvrir nos autres conseils ci-dessous.

Structure d’un e-mail professionnel

La structure d’un courriel professionnel est très importante. Elle compte autant ou presque que l’orthographe, le vocabulaire et le niveau d’expression. En effet, il existe des règles d’usage à respecter, qui permettent à l’interlocuteur de bien comprendre le message envoyé. Ce sont ces règles que le Projet Voltaire se propose de vous faire découvrir ci-dessous.

Objet d’e-mail

Rien de plus agaçant que de recevoir un courriel sans objet dans sa boîte de réception… L’objet d’e-mail doit être indiqué, impérativement, afin que le destinataire sache de quoi il s’agit, si le message est urgent, etc. Mieux vaut ne pas dépasser les sept ou huit mots pour être plus efficace. Par exemple :

• Attention : grève à prévoir dans les transports demain
• Pot de départ : Michel vous convie demain à 16 h
• Demande de relecture de l’article sur la cybersécurité

Bien entendu, il vous faut impérativement adapter l’objet d’e-mail au destinataire. Vous ne parlerez pas de la même manière à vos collègues, à votre hiérarchie, à un client… Dans tous les cas, il convient de ne jamais faire partir un e-mail sans objet : cela peut être perçu comme de la négligence, et votre message risque de passer à la trappe.

Si vous vous adressez à un recruteur, prenez garde de bien préciser dans l’objet qu’il s’agit d’une candidature. Au besoin, vérifiez dans l’annonce de recrutement ce qui doit être indiqué.

Dans certains cas, le mot « Urgent » peut être ajouté dans l’objet, mais attention à l’utiliser avec parcimonie, quand cela est vraiment nécessaire. Sans quoi, tout devient urgent et plus rien ne l’est.

Découvrez également notre article spécifique sur l’objet d’e-mail.

Comment commencer un e-mail professionnel : la formule d’appel

Il convient d’abord de se pencher sur la formule d’appel : il s’agit des premiers mots du courriel, ceux qui permettent de nouer le contact avec le destinataire. Par exemple :

• Bonjour Pierre (pour un collègue de travail) ;
• Bonjour Madame / Monsieur (pour un client) ;

Dans certains cas, il est recommandé de ne pas utiliser le « bonjour » :

• Madame la Présidente (pour la hiérarchie) ;
• Madame, Monsieur (pour toute personne dont on ignore le titre, le nom, ou la fonction).

Choisissez ensuite le vouvoiement ou le tutoiement selon votre interlocuteur (attention à bien conserver votre choix jusqu’au bout).

La première phrase

Elle doit bien entendu être cohérente avec la formule d’appel et avec l’objet. Surtout, elle doit permettre à votre interlocuteur de comprendre ce dont on parle et quelle est l’intention de l’expéditeur. On peut donc rappeler brièvement un contexte si nécessaire, puis exprimer un besoin, etc. Exemple :

• E-mail d’information en interne : « Dans le cadre de la refonte de nos documents commerciaux, je me permets de vous faire parvenir ci-joint nos nouveaux logos, à utiliser dans toutes les communications. »
• E-mail à un client : « Il y a un an, vous avez souscrit un abonnement auprès de nos services. Pour vous récompenser de votre fidélité, nous vous offrons… »
• E-mail à un collègue proche : « Je tenais à te dire que j’ai beaucoup apprécié de travailler avec toi sur le dossier… »
• E-mail à plusieurs collègues : « Je vous suis particulièrement reconnaissant de… »

Corps de l’e-mail : une pyramide inversée

Comme précisé plus haut, il convient de commencer par une entrée en matière qui permet à l’interlocuteur de bien comprendre le message. De manière plus générale, il faut user de la technique dite de la « pyramide inversée », empruntée à la presse. Il s’agit tout simplement de placer les informations les plus importantes en haut (cela oblige bien sûr à les classifier… mais mieux vaut perdre un peu de temps à le faire et être mieux compris !).

Exemple : « Bonjour Marie. Comme vous le savez, dans le cadre du séminaire qui débute demain, vous êtes attendue à la gare demain matin pour prendre le train de 8 h 28 vers Aix-en-Provence. Il est préférable d’être sur place 15 minutes avant le départ. Nous vous rappelons que vous devez apporter vos propres serviettes de toilette sur place. Enfin, un petit en-cas est fourni par l’entreprise, vous n’avez donc pas besoin de vous en préoccuper. Excellente journée et à demain ! »

Mieux vaut également éviter une trop grosse densité de texte : les paragraphes de 3 à 4 lignes suffisent amplement. Si le courriel est long, on peut prévoir un paragraphe pour l’idée principale. Par ailleurs, il convient de privilégier les phrases courtes, simples et efficaces : une phrase de deux lignes peut très certainement être modifiée ou « coupée » en son milieu.

Attention à rédiger votre e-mail sans faute.

Comment finir un e-mail : les formules de politesse

Bien entendu, n’oubliez pas la formule de politesse à la fin de votre courriel ! Elle est à l’image de la formule d’appel : tout dépend de la personne à laquelle on s’adresse. Exemple :

• Veuillez agréer l’expression de ma considération (à un supérieur hiérarchique) ;
• Cordialement (à un client, un partenaire, à d’autres collaborateurs, etc.) ;
• Bien amicalement (à un collègue proche) ;

Le Projet Voltaire recommande également les « classiques » parmi les formules de politesse utilisées :

• Veuillez croire en ma considération distinguée ;
• Recevez mes respectueuses salutations ;
• Veuillez agréer l’expression de ma considération distinguée ;

Selon la situation et le destinataire, on peut y adjoindre une autre formule de politesse que l’on glissera juste avant : « Excellente journée » / « Très bonne fin de semaine » / « Je reste à votre disposition », etc.

Découvrez également notre article spécifique sur les formules de politesse dans un e-mail.

Ces conseils ne vous suffisent pas, vous ressentez le besoin de disposer de modèles d’e-mails ? Le Projet Voltaire vous en fournit plusieurs ci-dessous.

Modèles d’e-mails professionnels

Vous trouverez ci-dessous plusieurs modèles. Ceux-ci doivent évidemment être adaptés en fonction de vos besoins et de vos interlocuteurs. Courriel formel ou à des collègues proches… vous n’emploierez pas le même ton ni les mêmes expressions et formules de politesse.

Modèle – E-mail d’excuse professionnel

Nos conseils :

• Il convient d’envoyer cela dès que possible après la faute ou l’erreur constatée.
• Il convient également d’assumer ses responsabilités et de prendre des engagements pour la suite.
• Il est possible de proposer une remise ou une compensation s’il s’agit d’un client ou d’un partenaire.

« Madame, Monsieur,

La livraison des articles que vous avez commandés sur notre site aurait dû être effectuée aujourd’hui avant midi. Une contrainte technique a cependant retenu notre livreur qui n’a pas pu se trouver à votre domicile avant 14 h. Nous sommes navrés de ce retard. Sachez que nous ne sommes pas coutumiers de ce genre d’erreurs. Nous nous permettons de vous offrir un bon de réduction de dix euros à utiliser dès maintenant sur notre site.

Veuillez accepter nos sincères excuses.

Cordialement. »

Modèle – E-mail de remerciement

Nos conseils :

• Dans tous les cas, il doit s’agir d’un envoi rapide.
• Il faut faire attention de n’oublier personne si plusieurs collègues / clients / partenaires étaient impliqués.

« Madame, Monsieur,

Nous sommes ravis de votre participation à notre événement de dimanche. Au nom de notre entreprise, je vous adresse tous nos remerciements. Votre présence a permis de renforcer les liens qui nous unissaient déjà. Nous aurons bien entendu plaisir à vous revoir lors d’un prochain événement. Nous vous remercions encore et nous vous souhaitons une très agréable journée.

Cordialement. »

Modèle – E-mail de relance

Nos conseils :

• Si plusieurs courriels de relance ont déjà été envoyés, il faut veiller à laisser au destinataire suffisamment de temps pour réagir.
• En aucun cas il ne faut adopter un ton véhément, il convient de rester factuel.
• Il faut si possible suggérer à l’interlocuteur une solution.

« Bonjour Antoine,

Malgré nos trois précédentes relances, et sauf erreur de notre part, nous n’avons toujours pas reçu ta contribution au projet. Ces éléments auraient dû nous parvenir il y a une semaine, cette situation nous met en difficulté. Nous comprenons que ton emploi du temps est très chargé. Cependant, cela est désormais prioritaire. Peut-on s’appeler aujourd’hui pour échanger de vive voix ? J’aurai des disponibilités à partir de 14 h. Merci beaucoup par avance. Excellente journée.

Cordialement. »

Notez-le : nous nous sommes permis dans cet article d’employer le terme « e-mail », synonyme de « courriel », car il est davantage demandé sur les moteurs de recherche.

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