Mise en forme, orthographe, style… Comment rédiger un e-mail professionnel parfait ?

En France, un salarié reçoit en moyenne 58 e-mails par jour et en envoie 33. Efficace ou polluant ? Synthétique ou verbeux ? Courtois ou agressif ? Le meilleur côtoie le pire. À l’occasion du lancement de notre module d’entraînement Projet Voltaire Courriel dédié à la maîtrise des codes et des conventions de l’e-mail professionnel, nous vous proposons un bref aperçu des bonnes pratiques et des erreurs à éviter. Des champs à remplir à la formule de conclusion, en passant par le corps de l’e-mail, voici quelques astuces pour rendre vos messages électroniques plus efficaces !

Les destinataires

Les destinataires de la zone [À…] sont les destinataires principaux de votre courriel. Ils sont directement concernés par la décision, la demande, l’action… qui constitue l’objet du courriel.

Dans la zone [Cc…], pour « copie carbone », on indique les destinataires « à informer » de cette même décision, demande action… Cela équivaut à un « pour info » !

Enfin, dans la zone [Cci…], « pour copie carbone invisible », les destinataires indiqués ne sont pas visibles des destinataires des autres zones, car leur adresse électronique est masquée. Intéressant en cas d’intérêts contradictoires, ou pour préserver d’éventuelles susceptibilités.

Et les listes de diffusion ? Utiles lorsque chaque destinataire n’a pas à connaître les coordonnées électroniques des autres, pour protéger l’anonymat ou la confidentialité d’un fichier-clients.

L’objet

L’objet de votre courriel doit être soigné et traduire le cœur de votre propos. Il doit attirer l’attention, préciser votre intention, garantir l’ouverture de votre message dans le flux permanent d’une boîte de réception. En revanche, son absence serait perçue comme une incorrection pour le destinataire (c’est même « imposé » par la nétiquette !).

À éviter néanmoins :

– les apostrophes du style « à lire absolument ! », « important ! », « urgent ! » (ou pire : « urgent et important ! »).

– les termes trop généraux et vagues comme « information », « demande », « commande », « rendez-vous », « réunion »…

– à l’inverse, les intitulés trop longs et détaillés, type « phrase avec sujet-verbe-complément »

L’objet idéal : 4 à 6 mots, en privilégiant les noms communs et les verbes d’action ! Exemple : « Liste des pièces à fournir ».

Le corps du courriel

Gare aux erreurs d’orthographe et de grammaire ! Parmi les plus fréquentes :

Écrire « à l’intention de » revient à dire que vous adressez votre courriel « en l’honneur » du destinataire. N’exagérons rien ! Vous ne faites que la porter à son attention, d’où « à l’attention de ».

Confondre « il envoie » et « un envoi » : verbe du premier groupe, envoyer a pour terminaison « e » (j’envoie), « es » (tu envoies) et « e » (il envoie) au présent de l’indicatif. On le distingue ainsi du nom envoi qui s’écrit sans « e ».

« Ci-joint » est invariable quand il est placé en tête de phrase (Ci-joint les factures… ) ou immédiatement devant un nom (Veuillez trouver ci-joint factures…). Dans les autres cas, on accorde : « Merci de traiter les factures ci-jointes. »

La formule de conclusion

Si vous émettez un souhait, pensez à employer le conditionnel : « J’aimerais vous rencontrer prochainement ». En revanche, si vous vous engagez à faire quelque chose, c’est le futur qui est de mise. Exemple : « Je ferai le nécessaire pour résoudre ce problème. » 

Concernant les remerciements, retenez qu’on emploie « merci de + nom ou verbe », mais « merci pour + nom » uniquement. Exemple : « Merci de votre réponse / pour votre réponse », mais « Merci de m’avoir répondu ». Même règle si l’on conjugue « remercier ».

Enfin, c’est le verbe savoir (et non être) qui entre dans l’expression « je vous sais gré » au présent de l’indicatif et « je vous saurais gré » au conditionnel. Je vous saurais gré de ne plus faire cette erreur !

Sandrine Campese

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